Воинский учет в организации

Современная правовая реальность такова, что ведение воинского учета сотрудников — как призывников, так и военнообязанных — прямая обязанность российских работодателей. Именно работодатель должен формировать и представлять военкому соответствующую отчетность, держать персонал в курсе относительно полученных повесток и оформлять брони — если сотрудники соответствуют заявленным критериям. Уже с 1 января 2024 года верхняя граница призывного возраста сдвинулась вверх на целых три года — до тридцати лет. Поэтому и количество потенциальных призывников пропорционально увеличилось.

 Правовая база

• ФЗ №53-ФЗ от 28 марта 1998 года (Ст. 8, п.7);

• Постановление Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 года (П.9);

• ФЗ №132-ФЗ от 24 апреля 2020 года;

• Приказ МО РФ №700 от 22 ноября 2021 года.

А также согласно Положению и Методрекомендациям от 11 июля 2007 года, которые утверждены Генштабом ВС РФ. На территории Республики Крым для работодателей дополнительно действуют Методрекомендации от Терркомиссии РК по бронированию (Постановление №6 от 13 марта 2017 года).

Важно! ИП ведением ВУ не обременяются.

Существующие виды ВУ

Основная масса работодателей ведет общий ВУ, которому подлежит абсолютное большинство военнообязанных. Но ВУ бывает и специальным: именно на такой ставят получивших бронь от мобилизации или в период военного положения сотрудников. Они остаются на рабочих местах, например, обеспечивая непрерывное производство. Специальному учету подлежат рядовые и руководящие сотрудники ОВД и Росгвардии, Госпротивопожарной службы, ФСИН и ФСКН с их территориальными подразделениями.

Важно! Отсрочки, предоставляемые специалистам ряда профессий (айтишникам, журналистам и пр.) не относятся к сфере специального воинского учета. Отсрочка предоставляется конкретному лицу, а бронь закреплена за должностью.

Что обязан учитывать работодатель

Технически, стоять на воинском учете обязаны все мужчины, являющиеся гражданами Российской Федерации и постоянно проживающие в стране, кто не проходит в настоящее время воинскую службу или не получил от нее освобождение. Частично это касается и женщин, но только тех, кто обладает военно-учетной специальностью (ВУС) — медиков, телефонисток и пр. Российские работодатели обязаны вести ВУ:

• призывников (не числящиеся в запасе мужчины от 18 до 30 лет);

• мужчин, числящихся в запасе;

• мужчин, ранее освобожденных или уклонившихся от призыва;

• выпускников военных кафедр госвузов и высших учебных заведений военного профиля;

• мужчин, проходивших альтернативную службу;

• военнообязанных женщин.

Человек остается на ВУ, пока он числится в запасе. Точный возраст для конкретного сотрудника напрямую зависит не только от пола, но также от воинского звания (если есть) военнообязанного и его разряда, определяющего его приоритет в случае мобилизации (разряд указывается на 11й странице военного билета).

ВУ не подлежат:

• лица, освобожденные от службы в армии (полный перечень оснований указан в Ст. 23 Ф№ №53-ФЗ от 28 марта 1998 года);

• заключенные в МЛС или получившие условный срок;

• находящиеся на службе в армии или проходящие альтернативную службу;

• женщины без ВУС;

• граждане РФ, постоянно проживающие в другой стране;

• иностранцы;

• офицеры запаса ФСБ РФ и СВР РФ.

Необходимость постановки на учет распространяется на всех работников предприятия/организации, включая тех, кто занят в формате неполного дня, совместителей и работающих удаленно.

С чего начать ВУ

Компания-работодатель должна встать на учет в военкомате (или заменяющем его административном органе) по месту регистрации юридического лица. Сведения о филиалах и подразделениях подтянутся автоматически, ничего дополнительно по месту делать не нужно.

На сегодняшний день не существует общего регламента, определяющего процедуру учета компании-работодателя. Военкоматы в разных федеральных субъектах самостоятельно организуют эти мероприятия и вправе запрашивать ряд дополнительных бумаг. Поэтому мы настоятельно рекомендуем обратиться непосредственно в военный комиссариат вашего муниципалитета (или замещающий его административный орган), чтобы получить исчерпывающую инструкцию и перечень подаваемых документов. Базовый пакет включает:

1. Приказ руководителя компании об организации в ней ВУ.

2. Годовой план учетных мероприятий.

3. Заполненная КУО (карточка учета организации, форма №18).

4. Учредительная документация, копии (опционно).

Важно! За ведение ВУ отвечает непосредственный руководитель предприятия/организации и указанный в приказе ответственный работник (или несколько ответственных лиц, которые образуют военно-учетный стол). В непосредственные обязанности ответственного входит прием и оформление учетных документов, переписка с работниками военкоматов, ведение и представление отчетности, подготовка к мобилизации и пр. Для учетной работы выделяется отдельная комната и специализированный железный шкаф.

Итак, что нужно сделать работодателю:

1. Подготовить проект приказа по компании об организации ВУ. В документе нужно указать ответственного работника, а также лиц, полноценно замещающих его на время возможного отсутствия или невозможности фактически исполнять обязанности. Общее количество ответственных работников напрямую определяется числом сотрудников фирмы, подлежащих воинскому учету. Если их меньше 500 человек, для проведения учетных мероприятий достаточного одного работника (например, кадровика) по совмещению или совместительству. От 500 до 2000 — понадобится освобожденный (занимающийся только учетом) работник. Больше 2000 — два и более освобожденных работников, ответственных за воинский учет.

2. Разработать календарный план учетных мероприятий (форма этого документа есть в Приложении №17 к  Методрекомендациям Генштаба ВС РФ);

3. Уточнить список запрашиваемых в военкомате (или замещающем его административном органе) дополнительных документов.

4. Подать пакет документации, включая проект приказа и календарный план, на согласование. Если ваша организация не имеет собственных мобилизационных органов, все перемещения ответственных лиц внутри компании, включая увольнение, в обязательном порядке согласовывайте с военкоматом. Более того, рекомендовано ежегодно утверждать подобные приказы, чтобы данные по ответственным всегда были актуальны.

После постановки компании на учет военкомат выдаст вам соответствующую справку.

Важно! Каждая организация получает индивидуальный регистрационный номер, который проставляется в верхнем правом углу КУО. Индексом «Б» маркируются работодатели, обязанные вести и общий, и специальный ВУ. Консультация по специфике ведения спецучета — исключительная прерогатива военкомата.

Как организовать документооборот?

Ведение ВУ в рамках предприятия или компании предполагает работу с довольно большим объемом документации, включая переписку с военкоматами, учетные карточки, отчеты и пр. Согласно рекомендациям военных комиссариатов, для систематизации документооборота целесообразно использовать папки с описью содержимого. В них будет храниться сформированная вами картотека, планы учетных работ, журналы проверок, нормативные акты, регламентирующие учет, и т. д. Точное количество и типовые названия папок вам сообщат работники военкомата уже после постановки вашей компании на учет. Обязательно заводится отдельная папка именно для регистрации переписки, которую ответственный работник будет вести с военкоматом.

Ведение учета

Для начала учетных мероприятий нужно:

1. Проверить у сотрудников, обязанных встать на учет, наличие соответствующих документов.

2. Внести данные о сотруднике в его учетную карточку (форма №10) и/или сверить их точность.

Прием документов

У военнообязанных сотрудников документы ВУ запрашиваются при приеме на работу. Одна из задач ответственного работника — проверить, чтобы в предоставленных бумагах все было в порядке. Если количество листов в документе неполное, есть несанкционированные исправления, подделки или неточности, следует уведомить об этом военный комиссариат. Также ответственный по учету сверяет отметки, проверяет наличие мобилизационных предписаний, армейских жетонов и пр. (если в документах имеются соответствующие отметки).

Получили повестку на сотрудника? Работодатель должен сообщить ему об этом не позднее, чем за трое суток до даты обязательной явки, указанной в повестке. Повестка предназначена удаленно работающему сотруднику, тому, кто ушел в отпуск, отправлен в командировку или находится на больничном? Невозможность вручения подтверждается соответствующим актом, который направляется военкому. В день, когда вашего сотрудника ждут в военкомате, работодатель обязан предоставить ему оплачиваемый выходной.

В первом квартале 2024 года будет работать открытый реестр повесток, в котором автоматически будут отображаться все документы, направленные гражданам. Следовательно, работодатель также будет получать уведомление об отправке электронной повестки его сотруднику. Работу этого механизма еще предстоит изучить на практике.

Картотека сотрудников

Учетные карточки содержат персональные данные, сведения ВУ, а также информацию о приеме на работу/увольнении. Состоящие на ВУ сотрудники компании получают персональные карточки по форме №10 (заполняется при трудоустройстве, хранится и в бумажной картотеке, и в формате электронного документа).

Чтобы организовать сверку, достаточно приказа руководителя компании, обязывающего подлежащих учету лиц приносить приписные свидетельства, военные билеты или заменяющие их справки/удостоверения ответственному работнику.

Важно! Согласно рекомендациям самих военкоматов, не стоит для сверки забирать документы: вы можете сверить данные в присутствии сотрудника. Если ответственный работник планирует самостоятельно работать с документами и брать их на время, следует вести соответствующий журнал учета под роспись.

По результатам сверки заполняется соответствующее поле учетной карточки. Там же прописывается ФИО и личная подпись ответственного работника, указывается дата сверки. Бумажная карточка заполняется разборчивым почерком обычной шариковой ручкой (не допускаются цветные чернила (красные, зеленые и пр.), помарки, сокращения). Данные о семейном статусе, адрес и телефон сотрудника вписывается простым карандашом, чтобы можно было скорректировать данные, не заполняя карточку заново.

Важно! У потенциального сотрудника нет приписного или военного билета? Отказать ему в трудоустройстве на основании этого нельзя.

Чтобы организовать полноценную картотеку, учетные карточки можно распределить по нескольким категориям:

• Призывники.

• Военнообязанные в запасе.

• Офицеры в запасе.

• Женщины-военнообязанные.

Удобнее разложить заполненные карточки по алфавиту внутри каждого из разделов. В дополнительный раздел «Мобилизация» можно собрать карточки сотрудников, имеющих мобилизационные предписания (и соответствующие отметки о вручении в документах). Также рекомендуется хранить отдельно учетные карточки сотрудников, состоящих на ВУ по месту фактического проживания. Карточки сотрудников, снятых с ВУ, в картотеку не включаются.

Для сверки ответственного работника вызывают на прием в военкомат с картотекой военнообязанных. Поэтому нужно всегда вовремя актуализировать данные, указанные в учетных карточках сотрудников. Изменился телефон или должность, он переехал или получил инвалидность? Скорректируйте информацию в карточке и уведомьте военкомат о внесенных изменениях в установленный срок. После сверки делается запись в журнале поверок, а карточки сотрудников, снятых с ВУ, уничтожаются (об этом составляется специальный акт). 

Формирование отчетности

Первичный ВУ для лиц мужского пола обязателен с года достижения семнадцатилетнего возраста. Данные в военкомат можно направлять также через портал Госуслуг, пользуясь личным кабинетом компании.

Формирование отчетности и сроки ее представления в военкомат регулируется сообразно согласованному в военкомате календарному плану (даты согласования устанавливают работники военкомата). Дополнительно ежегодно до конца календарного года компания представляет КУО по форме №18.

Важно! Для организации эффективного ВУ в приоритете разъяснения и рекомендации вашего военкомата. 

Контроль и проверки

Правом контролировать и проверять правильность ведения учетных мероприятий наделены муниципальные власти, военкоматы и управляющие органы Вооруженных Сил. Типы проверок и критерии оценивания прописаны в Инструкции, утвержденной Приказом Минобороны №700 от 22 ноября 2021 года.

Ежегодной проверке военкомата подлежат только работодатели, у которых численность военнообязанных сотрудников превышает 500 человек. К тем, у кого меньше, проверяющие приходят минимум один раз в три года. Если проверка будет в следующем году, работодателю сообщат о ней до конца декабря года текущего. Повторное уведомление о необходимости проверки он получит за 5 дней до даты ее проведения.

Штрафные санкции

Для руководителей компаний-работодателей и ответственных лиц действуют админштрафы. Попасть под штрафные санкции можно, если не предоставить военкому (или в орган, выполняющий функции военкомата) список лиц, которые должны встать на первичный воинский учет (1000-3000 рублей). Также штрафуют за неоповещение сотрудника о полученной на его имя повестке или непредоставление возможности этому сотруднику явиться в военкомат своевременно (1000-3000 рублей). За несообщение сведений об уклонистах (трудоустроенных/ зачисленных на учебу/уволенных/отчисленных), тоже заплатить штраф (1000-5000 рублей).

Согласно ФЗ №132-ФЗ от 24 апреля 2020 года и Ст. 4.5 КоАП РФ срок исковой давности — 3 года.

Итоги

Теперь вы осведомлены, как своими силами организовать ведение обязательного для всех работодателей общего ВУ, какие в этой сфере используются нормативные документы, на что обратить внимание при приеме документов сотрудников и как оптимизировать обязательное в таких случаях отдельное делопроизводство.

Рекомендуем внимательно ознакомиться с Приказом №700 на предмет изучения правил, регламентирующих проведение сверок данных, и уточнить критерии, по которым будет оцениваться работа ваших кадровиков. Теперь у вас есть вся полнота информации, чтобы работать без нарушений.